Polyteknisk KollegieSelskab Persondatapolitik

Formålet med denne persondatapolitik er at oplyse om, hvordan Polyteknisk KollegieSelskab amba (herefter PKS) indsamler og behandler dine personoplysninger. Politikken er gældende for de oplysninger, som du afgiver til PKS i forbindelse med opskrivning på PKS.dk, samt for de oplysninger vi indsamler, når du besøger vores hjemmeside, PKS.dk.


1. Hvem er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger?
PKS er dataansvarlig for dine personoplysninger, såfremt du er medlem, hvilket vil sige, at du er skrevet op på venteliste og endnu ikke er blevet lejer på et af de PKS-administrerede kollegier. Hvis du er lejer på et af de PKS-administrerede kollegier, er det pågældende kollegie dataansvarlig for dine personoplysninger, mens PKS, som kollegiets databehandler, behandler dine personoplysninger på kollegiets vegne. Under alle omstændigheder skal du rette henvendelse til PKS, såfremt du ønsker at henvende dig vedrørende dine personoplysninger:

Polyteknisk KollegieSelskab amba
Anker Engelunds Vej 1, bygn. 101E
2800 Kgs. Lyngby
CVR 27 50 03 31
pks@pks.dk


2. Hvad bruges dine oplysninger til?
Vi behandler dine oplysninger til følgende formål

2.1. Prioritering på ventelister
2.2. Udlejning af studieboliger
2.3. Adgang til internet på kollegierne
2.4. Kontrol af studieaktivitet i medfør af Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 500 af 26. juni 1991
2.5. Registrering af beboerdemokrater
2.6. Forfølgelse af eventuelle retskrav  


3. På hvilket grundlag behandler vi dine personoplysninger?
Vores indsamling af personoplysninger er baseret på et lovligt grundlag, jf. nedenstående;

• EU’s Databeskyttelsesforordning (”GDPR” – 2016/679) af 27. april 2017 (herefter ”persondata-forordningen”) vedrørende beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og udveksling af disse.

• Den danske databeskyttelseslov af 17. maj 2018 (herefter ”databeskyttelsesloven”) om supplerende bestemmelser til persondataforordningen om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og udveksling af disse.

PKS’ behandling af dine personoplysninger tager udgangspunkt i din anmodning om at blive skrevet op på venteliste til en studiebolig, idet dine personoplysninger anvendes til prioritering på de PKS-administrerede kollegiers ventelister. Herefter behandles dine personoplysninger med henblik på at opfylde en kontrakt, som du er part i, når/hvis du bliver lejer på et PKS-administreret kollegie eller du deltager i beboerdemokratiet. Mens du bor på kollegiet behandles dine personoplysninger i forbindelse med den årlige studieaktivitets-undersøgelse, som er en lovpligtig kontrol af, om du er studieaktiv i medfør af Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 500 af 26. juni 1991.


4. Hvem deler vi dine oplysninger med?
Vi deler udelukkende dine personoplysninger med vores leverandører af IT-services (PKS’ databehandlere), som ligeledes skal behandle dine personoplysninger efter bestemmelserne i persondataforordningen.

Derudover videregiver vi udelukkende dine personlige oplysninger til kollegiets inspektør/-er, netgruppe, beboerråd og/eller andre kollegierelaterede embedsgrupper, samt Polyteknisk Forenings IndstillingsUdvalg.

Endelig videregives dine personoplysninger til en inkassovirksomhed antaget af PKS, såfremt du undlader at betale fx skyldig husleje.

PKS deler og/eller videregiver kun de personoplysninger, som du selv har indtastet i forbindelse med opskrivning på PKS.dk. Vi anvender ikke dine personoplysninger til markedsføring.


5. Overfører vi dine oplysninger til tredjelande (lande uden for EU)?
PKS benytter udelukkende databehandlere placeret i Danmark, hvorfor dine personoplysninger ikke overføres til lande uden for EU.


6. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
For lejere i et PKS-administreret kollegie gælder det, at vi opbevarer dine personoplysninger i 3 år efter den afsluttende økonomiske transaktion på baggrund af flytteopgørelsen, mens dokumentation på det økonomiske transaktionsspor i henhold til Bogføringsloven opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører. Skulle kollegiet have et tilgodehavende hos dig, vil dine personoplysninger ikke blive slettet før restancen er inddrevet af den inkassovirksomhed som PKS til enhver tid har antaget.


7. Hvilke rettigheder har du?
Som registreret hos PKS har du ret til at iagttage følgende rettigheder:

Indsigt og berigtigelse af dine oplysninger på PKS.dk
Som registreret hos PKS kan du til enhver tid udøve din ret til at få indsigt i hvilke oplysninger PKS har registreret om dig, ligesom du har ret til at få disse berigtiget, hvilket vil sige at få rettet eventuelle fejlagtige/forkerte oplysninger


Ret til at gøre indsigelse
Som registreret hos PKS kan du til enhver tid gøre indsigelse, såfremt du mener, at en eventuel behandling af dine personoplysninger ikke bør finde sted


Sletning efter anmodning
Som registreret hos PKS kan du til enhver tid anmode om at få dine personoplysninger slettet, såfremt du ikke er lejer på et PKS-administreret kollegie eller såfremt du er flyttet for mere end 3 år siden og i øvrigt ikke har noget økonomisk udestående med et PKS-administreret kollegie. Du kan også få dine personoplysninger slettet, såfremt de registrerede oplysninger er urigtige eller ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne blev indsamlet, ligesom du kan få dine personoplysninger slettet, hvis oplysningerne behandles ulovligt. Endeligt kan en tilbagetrækning af dit samtykke betyde, at PKS sletter dine personoplysninger, da samtykket danner grundlag for behandlingen af dine personoplysninger


Dataportabilitet
Som registreret hos PKS kan du efter anmodning få udleveret de personoplysninger, som du selv har afgivet til PKS. Oplysningerne skal udleveres til dig i et struktureret, almindeligt og maskinlæsbart format

Udøvelsen af dine rettigheder beror altid på en konkret og specifik behandlingssituation, hvorfor dine rettigheder kan være underlagt betingelser eller begrænsninger. Hvis du mener, at PKS behandler dine personoplysninger i strid med lovgivningen, kan du i medfør af persondataforordningens artikel 77 indgive en klage til Datatilsynet ved at klikke her.