Leverandør betingelser

Inspektører på de kollegier, som administreres af Polyteknisk KollegieSelskab amba, bestiller arbejde og materialer via rekvisitionsmodulet i vores administrationsprogram, hvilket genererer en e-mail, som afsendes til den af leverandøren oplyste e-mail adresse.

Når du som leverandør modtager en e-mail med bestilling (rekvisition) på arbejde eller materialer, vil der af rekvisitionen, som sendes til din e-mail adresse, fremgå et rekvisitionsnummer, der skal anvendes, når der faktureres for det udførte arbejde eller de leverede materialer. Fremgår rekvisitionsnummeret ikke af fakturaen kan fakturaen ikke betales. Det betyder, at du må fremsende en ny faktura, og at du kan komme til at vente længere tid på at modtage betaling.


Specifikationskrav til din faktura

  • Fakturaer sendes i PDF-format til faktura@pks.dk – alle andre formater vil blive returneret til afsender

  • Der må kun være 1 faktura pr. PDF-fil, men du må gerne vedhæfte flere PDF-filer pr. e-mail. Har du eksempelvis 5 fakturaer, skal hver faktura vedhæftes i sin separate PDF-fil, men du må gerne vedhæfte samtlige 5 PDF-filer i én e-mail. Fakturaer, som er på flere sider, skal naturligvis være i en og samme PDF-fil. Såfremt dette ikke imødekommes, vil faktura blive returneret til afsender

  • Fakturaer skal altid indeholde dit CVR-nummer, fakturanummer, fakturadato, fakturabeløb, rekvisitionsnummer (5-cifret), leveringssted (den præcise adresse, hvor arbejdet er udført eller hvor materialet er leveret), samt kollegiets afdelingsnummer (4-cifret). Mangler et eller flere af disse oplysninger, kan systemet ikke genkende jeres faktura, som vil blive returneret til afsender

  • Såfremt din fakturaskabelon indeholder farver, skal du være opmærksom på, at CVR-nummeret skrives i sort og hvidt i en særskilt linie, som ikke indeholder farver – ellers kan systemet ikke genkende din faktura, som vil blive returneret til afsender

  • Der skal altid være mellemrum mellem tekst/tegn og tal. Rekvisitionsnummeret skal dog påføres uden mellemrum mellem tallene, og med en "ledetekst", så systemet er klar over, at der er tale om et rekvisitionsnummer, jf. følgende eksempler; Rekv. 434903, Rekv.nr. 434903, Rekvisitionsnummer 434903 eller Deres ref. 434903. Såfremt systemet ikke kan genkende rekvisitionsnummeret vil faktura blive returneret til afsender

  • Følgeskrivelser, dokumentation o.l. skal indgå som side 2, 3 osv. i samme PDF-fil som selve fakturaen

Du behøver ikke sende en kopi af fakturaen til kollegiets inspektør, da han automatisk adviseres og modtager en kopi, idet han skal godkende fakturaen. Såfremt du på inspektørens opfordring fremsender en fakturakopi til inspektøren, skal det klart og tydeligt fremgå, at der er tale om en kopi, ligesom kopien i øvrigt skal stiles direkte til den pågældende inspektør.

Betaling

Vi ønsker at betale vore kreditorer hurtigst muligt og ikke mindst honorere vore kreditorers betalingsbetingelser. Samtidig ønsker vi at indføre en klar og entydig forretningsgang, som sikrer ensartet behandling af samtlige fakturaer. Dette kræver dog, at du følger førnævnte retningslinjer, samt opsætter din faktura i henhold til ovenstående specifikationskrav.


Ændringer

Skulle der ske ændringer i dine kontaktoplysninger (e-mail) eller betalingsoplysninger (bankkonto, FIK-nr. mv) bedes du informere os om det i en separat e-mail til følgende adresse: pks@pks.dk Hvis du blot ændrer disse oplysninger i selve fakturaen, vil vores system ikke kunne genkende din faktura, som således vil blive returneret til afsender.


Skulle du have spørgsmål er du velkommen til at rette henvendelse til os på tlf.: 4525 9270 eller pr. e-mail på pks@pks.dk.